Careful with the applicable law
Many companies employ their executive personnel on a number-of-days-per-year basis.
This contractual possibility was created by the Aubry law reducing the legal working time to 35 hours.
This employment modality is designed for the “cadres” employees whose working time cannot be assessed beforehand.
These dispositions were amended for simplification by the august 20th 2008 law.
These clauses make it possible to calculate the working time of an executive employee, not on the basis of daily or weekly hours, but on the basis of number of days over the year.
The number thus agreed, allows for the globalisation of the employee’s working time and his remuneration. He manages it in an autonomous way.
But freedom of organization does not mean work without limits.
Because it sometimes results in imposing a daily work exceeding the legally authorized limits on the executives concerned, the Cour de cassation pointed out the necessary conditions of those conventions.
It is a big issue.
Indeed, if the concerned clause is cancelled, the company will be confronted with a very expensive request for payment of the worked overtime.
How can one avoid such a situation?
It first needs to be reminded that the compatibility of this employment modality with the European texts is in debate. Conformity with article 2 §1 of the European social charter is questionable, for the reason that the maximum working time for employees subjected to this employment modality could be excessive.
The Cour de cassation added various conditions that have to be kept in mind:
Cour de cassation – Chambre sociale – 09-71.107 – June 29 2011 :
The Cour de cassation judged that “Given that, according to article 14 of the agreement of July 28th, 1998 on the work organization for metallurgy, the employment modality of a given number of working days per year is accompanied by a control and count of worked days and days of rest taken; that the employer is held to draw up a control document revealing the number and the date of the days worked, as well as the positioning and the qualification of the days of rest, conventional paid vacations, vacation or days of rest corresponding to the reduction of working time; that this document can be held by the employee under the responsibility of the employer; that the employee’s superior ensures the regular follow-up of the organisation of the interested party’s work and workload; that moreover, such an employee profits, each year, of an interview with his hierarchical superior during which will be evoked the organization and the workload of the interested party and the amplitude of his days of activity; that this amplitude and this workload will have to remain reasonable and ensure a good distribution, in time, of the work of the interested party”
The Cour de cassation thus conditions the recourse to this employment method to a certain number of criteria intended to preserve the right of the employees to health and rest.
Need for a collective agreement:
• the collective agreement which fixes the framework of such conventions in days must set forth concrete measures likely to ensure the respect of the effective calculation of the days and half-days worked as well as the respect of the legal daily and weekly rest periods;
• the employer must make sure that the legal dispositions and the stipulations of the collective agreement are respected. The daily and weekly rest periods must be effective; the employer must hold an individual annual interview concerning the workload, the organisation of work in the company, the articulation between occupation and personal life and family, and the remuneration.
It is thus necessary to check the dispositions of the applicable collective agreement, and where required to set up a device of calculation of the worked days and half-days, e.g. a badge reader or a signature system.
But it sometimes happens that the collective agreements do not lay down a sufficient device:
Cour de cassation – Chambre sociale – 11-14.540 – September 26 2012 :
The Cour de cassation judged “That while thus ruling, whereas neither provisions of article 2. 3 of agreement ARTT of December 14th, 2001 taken pursuant to the national collective agreement of wholesale trades of June 23rd, 1970, which, in the case of an annual number of working days convention in days, are limited to envisage, as regards the load and the amplitude of work of the employee concerned, an annual discussion with its hierarchically superior, nor the stipulations of the endorsement of January 26th, 2000 to the company agreement of February 17th, 1999, which, as regards the amplitude of the work days and the workload which results from it, set forth a quarterly examination by the direction of the information communicated on these points by the hierarchy, are likely to guarantee that the amplitude and the workload remain reasonable and to ensure a good distribution, in time, of the work of the interested party, and, therefore, to ensure the protection of the security and the health of the employee, the Court of Appeal should have stated that the convention in days was void, and thus violated the texts referred to above”.
Indeed, pursuant to the article L. 3121-45 of the French Labor Code and according to the European Community Directives of 1993 and 2003, any convention of employment in days per year must be provided by a collective agreement whose stipulations ensure the respect of the maximum durations of work as well as daily and weekly rest periods, in the respect of the general principles of the protection of the security and the health of the workers.
Stipulations which only provide, as regards the load and the amplitude of work of the employee, an annual discussion with his hierarchical superior and a quarterly examination by the direction of the information communicated on these points by the hierarchy, since they are not likely to guarantee that the amplitude and the workload remain reasonable and to ensure a good repartition in time of the work of the interested party, do not respect these principles.
The convention in days is thus deprived of effect, resulting in payment of the overtime work carried out over the 5 last years, as well as payment of the indemnity for dissimulated work.
In all circumstances, it is imperative to include in the work contract a clause expressly setting forth the choice for employment on a number of days/year basis. This clause must precisely indicate the number of worked days, the remuneration agreed upon, and the methods of calculation of worked days and half-days, as well as the days of rest.
Cour de cassation – Chambre sociale – 10-17.593 – January 11 2012 :
The Cour de cassation judged “That in ruling as it did, whereas no individual convention of employment in days had been passed in writing between the company and the employee, and the general reference in the work contract to the company agreement which cannot constitute the required writing, the Court of Appeal violated the text referred to above”.
The introduction of the annual fixed price in days thus supposes, besides a collective agreement authorizing the use of this modality, an individual convention in writing with the employee’s agreement.
It is thus advisable to check that an individual convention in days has been concluded with each employee. This convention must set forth the details of the calculation of the worked days and of the quarterly interviews, and mention the legal obligatory times of rest and maximum work.
Atención a las reglas que deben ser respetadas
Muy numerosas son la empresas cuyos ejecutivos son remunerados sobre la base de lo que se llama « le forfait jours ».
Los acuerdos « forfait jours » han sido instaurados por la ley Aubry sobre las 35 horas (ley que estableció la duración del tiempo de trabajo semanal a 35 horas).
Este sistema de contabilidad del tiempo de trabajo concierne una categoría de asalariados autónomos cuya duración del tiempo de trabajo no puede ser determinada en adelanto.
Para ser simplificadas, estas disposiciones han sido abrogadas por la ley del 20 de agosto 2008.
Estas cláusulas permiten calcular el tiempo de trabajo de un ejecutivo, no sobre la base de las horas efectuadas diariamente o por semana, sino sobre una base de días trabajados por año.
El forfait permite a la vez, globalizar el tiempo de trabajo del asalariado, quien lo gestiona de manera autónoma y de globalizar la remuneración que se le paga en contrapartida.
Pero, la libertad en la organización no significa que no haya límites.
Esta libertad conduce a veces a imponer, a los ejecutivos en cuestión, una amplitud horaria de trabajo diario superior a los límites autorizados por la ley, la Cour de cassation tuvo que pronunciarse sobre la condición de validez de tales cláusulas, y llamar la atención sobre las condiciones de aplicación.
Lo que está en juego es importante.
En efecto, si la cláusula de « forfait jours » se anula, la empresa puede enfrentarse con una demanda sobre las horas extraordinarias no pagadas, que puede costarla muy caro.
¿Cómo evitar tal situación?
En primer lugar hay que recordar que la compatibilidad del sistema francés del « forfait jours » con los textos europeos ha sido y sigue siendo debatido. En efecto, le « forfait jours » no sería conforme con el artículo 2 §1 de la Carta Social Europea con el motivo que el tiempo de trabajo máximo para los asalariados sometidos al « forfait annuel en jours » sería excesivo.
A eso, se añade en derecho interno francés distintas condiciones de licitud recordadas por la Cour de cassation, y que se deben de guardar en memoria:
Cour de cassation – Cámara social – 09-71.107 – 29 de junio 2011 :
La Cour de cassation a juzgado que « Considerando que, según el artículo 14 del convenio del 28 de julio 1998 sobre la organización del trabajo en la metalurgia el « forfait jours » se acompaña de un control del número de días trabajados, con el fin de establecer la cuenta de las jornadas y medias-jornadas trabajadas y la cuenta de las jornadas y media-jornadas de descanso ; que el empleador está obligado a crear un documento que permita establecer el número y la fecha de las jornadas o media-jornadas trabajadas, así como la disposición y la calificación de los días de descanso en descansos semanales, vacaciones retribuidas, vacaciones obtenidas por convenio o a título de la reducción del tiempo de trabajo; que este documento puede ser formalizado por el asalariado bajo la responsabilidad del empleador; que el superior jerárquico del asalariado beneficiario de « un forfait » definido en días asegura el control regular de la organización del trabajo del interesado y de su volumen de trabajo; qué además, el asalariado que haya concluido un convenio « forfait jours » goce, cada año, de una entrevista con su superior jerárquico en el curso de la cual serán evocadas la organización y el volumen de trabajo del interesado y la amplitud de sus días de actividades; que esta amplitud y este volumen de trabajo deberán quedarse razonables y asegurar un buen reparto, en el tiempo de trabajo del asalariado. »
La Cour de cassation rodea el recurso al dispositivo « forfait jours » de un cierto número de garantías destinadas a preservar el derecho de los asalariados a la salud y al descanso.
Necesidad de un convenio colectivo:
• Es el convenio colectivo que fija el marco del « forfait anuel en jours », debe precisar medidas concretas que permitan el respeto del descuento efectivo de las jornadas y las media-jornadas trabajadas así como descansos, jornaleros (11 horas) y semanarios.
• El empleador debe asegurarse del respeto de las estipulaciones del convenio colectivo y de las garantías previstas por la ley. El descanso diario y semanal debe ser efectivo; se debe organizar una entrevista anual individual en la cual se debe discutir del volumen de trabajo, de la organización del trabajo en la empresa, de la articulación entre actividad profesional y vida personal y familiar, así como de la remuneración.
Conviene pues verificar el contenido del convenio colectivo aplicable, y en su caso instalar un dispositivo de descuento de jornadas y media-jornadas de trabajo, como por ejemplo un sistema de fichaje virtual o un dispositivo de firma.
Pero a veces sucede que los convenios colectivos no proveen un dispositivo de control suficiente:
Cour de cassation – Cámara social – 11-14.540 – 26 de septiembre 2012 :
La Cour de cassation a juzgado que « resolviendo en ese sentido, mientras que ni las disposiciones de artículo 2.3 del convenio ARTT del 14 de diciembre 2011 tomadas en aplicación del convenio colectivo nacional de Comercios al por mayor del 23 de junio 1970 que en el caso de los « forfaits jours », se limitan a prever en cuanto al volumen y la amplitud del trabajo del asalariado concernido, una entrevista anual con su superior jerárquico, ni las estipulaciones de la cláusula adicional del 26 de enero 2000 al convenio de empresas del 17 de febrero 1999, que, a propósito de la amplitud de las jornadas laborales y del volumen de trabajo resultante prevén solamente un examen trimestral por la dirección de las informaciones comunicadas sobre estos puntos por la jerarquía, no pueden garantizar que la amplitud y la carga de trabajo siguen siendo razonable y no pueden garantizar una buena distribución, entre el tiempo, de trabajo del interesado, y, por lo tanto, a garantizar la protección de la seguridad y de la salud del asalariado, la corte de tenía que haber deducido que el convenio de « forfaits » en días se veía privado de efecto, la corte de apelación violó los textos mencionados. »
En efecto, en aplicación del artículo L. 3121-45 del código del trabajo, todo acuerdo de « forfait jours » debe estar previsto por un convenio colectivo cuyas clausulas garantizan el respeto de las duraciones máximas de trabajo así como de los descansos, tanto diarios como semanales, tales como se definen por el código del trabajo y según las Directivas comunitarias de 1993 y 2003, en cumplimiento de los principios generales de la protección de la seguridad y la salud de los trabajadores.
No respetan estos principios las estipulaciones que se limitan a prever, tratándose del volumen y la amplitud de trabajo del asalariado, una entrevista anual con su superior jerárquico y un examen trimestral por la dirección de la información comunicada sobre estos puntos por la jerarquía, en cuanto no pueden garantizar que la amplitud y la carga de trabajo siguen siendo razonables.
El acuerdo de « forfait » en días se ve, así, privado de efecto, lo que implica el pago de horas suplementarias efectuadas en los 5 últimos años, así como la indemnización por trabajo disimulado.
Y en cualesquiera circunstancias, es imprescindible prever, en el contrato de trabajo, una cláusula expresa de « forfait », que indique precisamente el número de días trabajados, la remuneración convenida, y las modalidades de cálculo de las jornadas o medias jornadas trabajadas, así como los días de descanso.
Cour de cassation – Cámara social – 10-17.593 – 11 de enero 2012 :
La Cour de cassation decidió que « resolviendo así, mientras que ningún acuerdo individual de « forfait » se había hecho por escrito entre la sociedad y el asalariado, y que la única referencia general hecha en el contrato de trabajo al convenio de empresa no podía constituir el escrito requerido, la corte de apelación violó el texto mencionado »
La instauración del « forfait » anual en días supone, además de un convenio colectivo que autorice el recurso a este dispositivo, un acuerdo individual pasado por escrito que conste el acuerdo del asalariado.
Conviene pues comprobar la existencia de un acuerdo « forfait jours » por escrito, celebrado con cada uno de los asalariados. Este acuerdo debe establecer las disposiciones de aplicación de los dos aspectos señalados anteriormente (el cálculo de los días trabajados y la entrevista trimestral), así como recordar las disposiciones legales relativas al tiempo máximo de trabajo y los descansos obligatorios.
Attention aux règles à respecter
Très nombreuses sont les entreprises dont les cadres sont rémunérés sur la base de ce que l’on appelle « le forfait jours ».
Les conventions de forfait en jours ont été instaurées par la loi Aubry sur les 35 heures
Ce système de décompte du temps de travail s’adresse à une catégorie de salariés autonomes, et dont la « durée du temps de travail ne peut être prédéterminée ».
Ces dispositions ont été abrogées par la loi du 20 août 2008 pour être simplifiées.
Ces clauses permettent de calculer la durée du travail d’un cadre, non pas sur la base d’un nombre d’heures quotidiennes, ou hebdomadaires, mais sur la base d’un nombre de jours sur l’année.
Le forfait ainsi convenu, permet à la fois de globaliser le temps de travail du salarié, qui le gère de façon autonome, et de globaliser la rémunération qui lui est versée en contrepartie.
Mais, liberté d’organisation, ne veut pas dire travail sans limites….
Conduisant parfois à imposer aux cadres concernés, une amplitude horaire de travail journalier dépassant les limites autorisées par la loi, la Cour de Cassation a été amenée à se prononcer sur la condition de validité de telles clauses, en rappelant les conditions de leur encadrement nécessaire.
L’enjeu est de taille.
En effet, si la clause de forfait jours est annulée, l’entreprise peut se trouver confrontée à une demande de rappel d’heures supplémentaires, qui peut lui coûter très cher.
Comment éviter d’en arriver à une telle situation ?
Rappelons tout d’abord que la question de la compatibilité du système français des forfaits jours avec les textes européens a été, et est toujours en débat. Le forfait jours ne serait pas conforme à l’article 2 §1 de la charte sociale européenne au motif que le temps de travail maximum pour les salariés soumis au forfait annuel en jours serait excessif.
A cela, s’ajoute en droit interne français différentes conditions de licéité rappelées par la Cour de Cassation, et qu’il convient de garder à l’esprit :
Cour de cassation – Chambre sociale – 09-71.107 – 29 juin 2011 :
La Cour de cassation a jugé que « Attendu, enfin, que, selon l’article 14 de l’accord du 28 juillet 1998 sur l’organisation du travail dans la métallurgie, le forfait en jours s’accompagne d’un contrôle du nombre de jours travaillés, afin de décompter le nombre de journées ou de demi-journées travaillées, ainsi que celui des journées ou demi-journées de repos prises ; que l’employeur est tenu d’établir un document de contrôle faisant apparaître le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées, ainsi que le positionnement et la qualification des jours de repos en repos hebdomadaires, congés payés, congés conventionnels ou jours de repos au titre de la réduction du temps de travail ; que ce document peut être tenu par le salarié sous la responsabilité de l’employeur ; que le supérieur hiérarchique du salarié ayant conclu une convention de forfait défini en jours assure le suivi régulier de l’organisation du travail de l’intéressé et de sa charge de travail ; qu’en outre, le salarié ayant conclu une convention de forfait défini en jours bénéficie, chaque année, d’un entretien avec son supérieur hiérarchique au cours duquel seront évoquées l’organisation et la charge de travail de l’intéressé et l’amplitude de ses journées d’activité ; que cette amplitude et cette charge de travail devront rester raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail de l’intéressé »
La Cour de cassation entoure donc le recours au dispositif du forfait-jours d’un certain nombre de garanties destinées à préserver le droit des salariés à la santé et au repos.
Nécessité d’un accord collectif :
• l’accord collectif qui fixe le cadre des conventions de forfait en jours sur l’année doit comporter des mesures concrètes de nature à assurer le respect du décompte effectif des jours et demi-journées travaillés ainsi que des repos, journaliers (11 heures) et hebdomadaires
• l’employeur doit s’assurer du respect des stipulations de l’accord collectif et des garanties prévues par la loi. Le repos quotidien et hebdomadaire doit être effectif ; il doit tenir un entretien annuel individuel qui doit porter sur la charge de travail, l’organisation du travail dans l’entreprise, l’articulation entre activité professionnelle et vie personnelle et familiale, ainsi que sur la rémunération.
Il convient donc de vérifier le contenu de la convention collective applicable, et le cas échéant de mettre en place un dispositif de décompte des jours et demi-journées travaillés, par exemple une badgeuse ou un dispositif de signature.
Mais il arrive parfois que les conventions collectives ne prévoient pas de dispositif de contrôle suffisant :
Cour de cassation – Chambre sociale – 11-14.540 – 26 septembre 2012 :
La Cour de cassation a jugé « Qu’en statuant ainsi, alors que ni les dispositions de l’article 2. 3 de l’accord ARTT du 14 décembre 2001 pris en application de la convention collective nationale de commerces de gros du 23 juin 1970, qui, dans le cas de forfait en jours, se limitent à prévoir, s’agissant de la charge et de l’amplitude de travail du salarié concerné, un entretien annuel avec son supérieur hiérarchique, ni les stipulations de l’avenant du 26 janvier 2000 à l’accord d’entreprise du 17 février 1999, qui, s’agissant de l’amplitude des journées de travail et la charge de travail qui en résulte, ne prévoient qu’un examen trimestriel par la direction des informations communiquées sur ces points par la hiérarchie, ne sont de nature à garantir que l’amplitude et la charge de travail restent raisonnables et assurent une bonne répartition, dans le temps, du travail de l’intéressé, et, donc, à assurer la protection de la sécurité et de la santé du salarié, ce dont elle aurait dû déduire que la convention de forfait en jours était privée d’effet, la cour d’appel a violé les textes susvisés »
En effet, en application de l’article L. 3121-45 du code du travail, toute convention de forfait en jours doit être prévue par un accord collectif dont les stipulations assurent la garantie du respect des durées maximales de travail ainsi que des repos, tant journaliers qu’hebdomadaires, telles que définies par le code du travail et selon les Directives communautaires de 1993 et 2003, dans le respect des principes généraux de la protection de la sécurité et de la santé des travailleurs.
Ne respectent pas ces principes les stipulations qui se limitent à prévoir, s’agissant de la charge et de l’amplitude de travail du salarié, un entretien annuel avec son supérieur hiérarchique et un examen trimestriel par la direction des informations communiquées sur ces points par la hiérarchie, dès lors qu’elles ne sont pas de nature à garantir que l’amplitude et la charge de travail restent raisonnables et assurent une bonne répartition, dans le temps, du travail de l’intéressé.
La convention de forfait en jours est ainsi privée d’effet, entraînant le paiement des heures supplémentaires effectuées sur les 5 dernières années, ainsi que l’indemnité pour travail dissimulé.
Et en toutes circonstances, il est impératif de prévoir, dans le contrat de travail, une clause expresse de recours au forfait, qui indique précisément le nombre de jours travaillés, la rémunération convenue, et les modalités de décompte des journées ou demi-journées travaillées, ainsi que les journées de repos.
Cour de cassation – Chambre sociale – 10-17.593 – 11 janvier 2012 :
La Cour de cassation a statué « Qu’en statuant ainsi, alors qu’aucune convention individuelle de forfait n’avait été passée par écrit entre la société et le salarié, le seul renvoi général fait dans le contrat de travail à l’accord d’entreprise ne pouvant constituer l’écrit requis, la cour d’appel a violé le texte susvisé »
L’instauration du forfait annuel en jours suppose donc, en plus d’un accord collectif autorisant le recours à ce dispositif, une convention individuelle passée par écrit constatant l’accord du salarié.
Il convient donc de vérifier l’existence d’une convention individuelle de forfait par écrit, conclue avec chacun des salariés. Cette convention doit prévoir les modalités de mise en œuvre des deux points énoncés précédemment (le décompte des jours travaillés et l’entretien trimestriel), ainsi que rappeler les dispositions légales concernant les temps maximums de travail et les repos obligatoires.
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